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Les rôles sur AfriXport

Cette page décrit clairement les trois profils fonctionnels pris en charge sur AfriXport : Importateur (acheteur), Exportateur (vendeur) et les utilisateurs qui cumulent les deux rôles. Ici, pas de jargon produit — uniquement ce qu’il faut savoir pour travailler correctement selon votre rôle.

Importateur — rôle détaillé

Rôle centré sur la définition des besoins, la sélection des fournisseurs, la négociation commerciale et la supervision de l’exécution. L’importateur pilote la relation commerciale côté demande.

Vue fonctionnelle

L'importateur est responsable de la définition des besoins commerciaux, de l'évaluation des offres et de la contractualisation. Il gère la relation acheteur : budget, planning, conformité et réception des marchandises.

Responsabilités clés

  • Définir le besoin commercial avec précision (spécifications, quantités, délais, niveaux de qualité).
  • Choisir la modalité commerciale (prix, incoterm, conditions de paiement).
  • Valider la sélection du fournisseur et gérer la contractualisation.
  • Superviser la logistique d’arrivée et accepter la livraison selon les conditions convenues.
  • Conserver l’ensemble des documents de réception et vérifier conformité.

Accès & permissions

  • Accès au tableau de bord acheteur (rapports, historiques, tableau de suivi des processus).
  • Possibilité d’inviter des membres d’équipe et de déléguer des droits (lecture, validation, approbation).
  • Actions sensibles verrouillées derrière des contrôles d’authentification renforcés et logs audités.

Exportateur — rôle détaillé

Rôle tourné vers l’offre : mise en valeur des produits, proposition de conditions commerciales, production des documents d’export et gestion logistique sortante.

Vue fonctionnelle

L'exportateur présente l'offre commerciale, prépare la production, organise la logistique sortante et fournit les documents nécessaires pour l'exportation. Son objectif est de convertir les opportunités en commandes fermes.

Responsabilités clés

  • Maintenir un catalogue produit à jour (descriptions, certificats, capacités, MOQ, tarifs).
  • Proposer des conditions commerciales claires (prix, délais, incoterms disponibles).
  • Organiser le transport jusqu’au point convenu et produire les documents d’export.
  • Assurer la conformité règlementaire et fournir toute documentation requise.
  • Répondre aux questions de l’acheteur et assurer le suivi après-vente si applicable.

Accès & permissions

  • Accès aux listes d’opportunités pertinentes et aux flux de communication avec les acheteurs.
  • Gestion du catalogue produit et des paramètres logistiques (incoterms, délais standard).
  • Capacités de générer et de fournir les documents commerciaux et techniques via la plateforme.

Double-rôle — acteurs qui importent et exportent

Certaines entreprises sont à la fois importatrices et exportatrices. AfriXport gère ce cas via des permissions distinctes et bonnes pratiques recommandées pour éviter les conflits d’intérêt.

Nature du double-rôle

Beaucoup d'entreprises font du négoce : elles achètent pour revendre ou achètent et exportent leurs propres produits. AfriXport supporte cette réalité en permettant d'avoir des permissions distinctes et des workflows séparés.

Recommandations organisationnelles

  • Créez des comptes utilisateurs séparés pour les fonctions acheteur et vendeur (ex. achat@, vente@) pour éviter les conflits.
  • Attribuez des permissions spécifiques à chaque utilisateur et suivez les actions par journalisation.
  • Documentez les politiques internes pour les cas où une même société est en position d’acheteur et de fournisseur.

Mesures de conformité et d’intégrité

  • Imposez des règles pour empêcher les réponses internes quand la company est propriétaire de l'offre.
  • Gardez l'historique accessible pour les audits (qui a pris quelle décision et sur quelles données).
  • Activez des contrôles additionnels (validation à deux mains) pour actions financières ou signatures de contrats.

Permissions, sécurité et traçabilité

Principes généraux

Les rôles déterminent l'accès aux fonctionnalités. La sécurité et la traçabilité sont essentielles : chaque action importante est enregistrée.

Contrôles d’accès

  • Rôles basés sur l'utilisateur et sur la company.
  • Permissions granulaires pour opérations sensibles (approbation, paiements, signature).
  • Possibilité d'activer 2FA et restrictions IP pour comptes sensibles.

Audit et logs

  • Historique des actions accessible aux administrateurs pour contrôle et conformité.
  • Export des logs possible pour audit externe.
  • Notifications pour actions critiques (acceptation, annulation, modification de conditions contractuelles).

Tableaux de bord et outils par rôle

Tableau de bord Importateur

  • Aperçu des besoins en cours, état d’avancement des échanges, KPI de performance (temps moyen, taux de conformité).
  • Accès rapide aux documents administratifs et logistiques.

Tableau de bord Exportateur

  • Alertes sur nouvelles opportunités, suivi des réponses envoyées et gestion du catalogue produit.
  • Outils pour générer documents d’export (factures, listes de colisage, certificats).

Outils transverses

  • Messagerie interne sécurisée, stockage de documents, rapports exportables.
  • Intégrations possibles (ERP, comptabilité, services logistiques) selon plan.

Onboarding & vérification

Processus d'inscription

  1. Création du compte utilisateur et renseignement des informations company.
  2. Vérification contact (email, téléphone).
  3. Soumission des documents d'entreprise pour vérification (si demandé).
  4. Obtention du statut "vérifié" après revue documentaire.

Pourquoi la vérification ?

La vérification augmente la confiance entre parties et permet d’accéder à des fonctionnalités avancées (intégrations, limites, support prioritaire).

Règles métier et cas particuliers

Séparation des rôles

Pour éviter les conflits, la plateforme encourage l'utilisation de comptes distincts pour les fonctions d'achat et de vente.

Actions déclenchées

  • Acceptations, annulations et modifications importantes déclenchent des notifications et sont enregistrées.
  • Les opérations financières et contractuelles peuvent nécessiter validité multiple (deux approbations).

Gestion des litiges

En cas de désaccord, la plateforme propose un processus d'escalade : collecte des preuves, médiation interne, puis procédure d'arbitrage si nécessaire.

FAQ — Questions fréquentes sur les rôles

Oui. Un compte peut demander des rôles additionnels. Selon le rôle demandé, une vérification documentaire peut être nécessaire.

Le nombre d'utilisateurs par company dépend du plan. Les comptes professionnels ont des capacités plus larges et des permissions granulaires.

L'administrateur company peut créer des groupes d'utilisateurs et attribuer des droits (lecture, édition, approbation) via le back-office.
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